Come inviare le spese sanitarie al Sistema TS: guida per nutrizionisti, dietisti e dietologi

Il Sistema Tessera Sanitaria è il canale attraverso cui le spese sanitarie dei contribuenti arrivano all’Agenzia delle Entrate e compaiono già compilate nella loro dichiarazione precompilata. Perché la visita dal nutrizionista, dal dietista o dal dietologo vi compaia, è il professionista a dover trasmettere i dati di ogni ricevuta emessa al paziente. È un adempimento distinto dall’emissione della ricevuta, con un portale, credenziali, un termine e sanzioni propri, ed è per questo che tende ad accumularsi fino all’ultimo momento. Questa guida spiega chi è tenuto all’invio, entro quando, con quali strumenti e come si gestiscono i casi che generano più errori.

Chi deve trasmettere

L’obbligo di trasmissione è stato esteso per gradi. Secondo le FAQ del Sistema Tessera Sanitaria, gli iscritti all’Ordine dei medici chirurghi e degli odontoiatri sono obbligati dal 2015, e con loro quindi i dietologi; gli iscritti all’Albo dei biologi, e dunque i biologi nutrizionisti, e gli iscritti ai nuovi albi delle professioni sanitarie istituiti nel 2018, fra cui i dietisti, lo sono a partire dal 2019. Per i professionisti non medici il portale riunisce queste categorie nella sezione dedicata ai professionisti sanitari, mentre i medici hanno una sezione propria.

L’obbligo riguarda i documenti di spesa per prestazioni sanitarie rilasciati a persone fisiche, e secondo il Sistema TS non rileva che il documento sia o meno soggetto a IVA. Restano fuori le fatture emesse a soggetti diversi dalle persone fisiche, per esempio a un’azienda per un progetto di educazione alimentare, che seguono le regole ordinarie della fatturazione elettronica. Quando la ricevuta è intestata a un minore, va trasmessa con il codice fiscale del minore, perché la comunicazione riporta i dati del documento così come è stato emesso.

Entro quando: la scadenza annuale

Dalle spese sostenute nel 2025 la trasmissione ha cadenza annuale, per effetto dell’articolo 5 del decreto legislativo 12 giugno 2025, n. 81, che ha sostituito le scadenze semestrali applicate alle spese del 2023 e del 2024. Il termine generale è il 31 gennaio dell’anno successivo, fissato dal decreto del Ministero dell’economia e delle finanze del 29 ottobre 2025, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 261 del 10 novembre 2025. Per le spese del 2026, il calendario pubblicato dal Sistema TS a gennaio 2026 indica il 1° febbraio 2027, perché il 31 gennaio cade di domenica, e consente di modificare i dati già trasmessi fino all’8 febbraio 2027.

La scadenza annuale non obbliga ad aspettare gennaio. Il servizio di trasmissione è disponibile a ogni ora di ogni giorno, e il Sistema TS indica espressamente che ciascuno può scegliere la frequenza che ritiene più opportuna, in tempo reale, giornaliera, mensile o a fine periodo. Trasmettere man mano che le ricevute vengono emesse ha un vantaggio pratico preciso: gli scarti emergono quando il paziente è ancora in cura e il dato errato, di solito il codice fiscale, si corregge in pochi minuti, invece di dover ricostruire a gennaio decine di documenti dell’anno prima.

Le credenziali e i tre modi di trasmettere

Per trasmettere servono le credenziali del Sistema TS. I professionisti sanitari iscritti a un albo le richiedono dal portale sistemats.it, nella sezione riservata ai professionisti sanitari, scegliendo la richiesta di credenziali per gli iscritti agli albi professionali e la propria categoria. Il riconoscimento avviene con una serie di controlli su codice fiscale, numero e data di scadenza della tessera sanitaria, partita IVA e numero di iscrizione all’albo. Le credenziali comprendono un codice identificativo, che corrisponde al codice fiscale, una password, da cambiare al primo accesso, e un pincode che serve per le operazioni di trasmissione; in alternativa si accede al portale con SPID o con la carta d’identità elettronica, al livello di sicurezza 2.

Secondo le FAQ del Sistema TS i dati si possono trasmettere attraverso tre canali. Il primo è l’inserimento manuale di ogni singola spesa nell’applicazione web del portale. Il secondo è l’invio di ogni singola spesa con un web service sincrono, ed è il canale che usano i software gestionali per trasmettere la ricevuta nel momento in cui viene emessa. Il terzo è l’invio di un file XML con più spese attraverso un web service asincrono. Il professionista può inoltre delegare la trasmissione a un intermediario, per esempio il proprio commercialista o un’associazione di categoria, e può combinare l’invio diretto con quello delegato, a patto di evitare che lo stesso documento venga trasmesso due volte.

Cosa si trasmette per ogni ricevuta

Per ogni documento il Sistema TS riceve il codice fiscale del paziente, la data e il numero del documento, la data del pagamento e l’importo della spesa, classificata per tipologia, insieme agli altri campi previsti dalle specifiche tecniche del portale. Dal 1° gennaio 2020 la trasmissione indica anche se il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili, perché da quell’anno la detrazione del 19% per le prestazioni rese da professionisti privati spetta solo se il paziente ha pagato con carta, bancomat, bonifico o altri sistemi tracciabili, secondo l’articolo 1, commi 679 e 680, della legge di bilancio 2020. Secondo le FAQ tecniche del Sistema TS, un pagamento in parte in contanti e in parte tracciato va trasmesso come non tracciato; quando invece solo il bollo è stato pagato in contanti, si può trasmettere come tracciato l’importo della prestazione.

Il dato che produce la maggior parte degli scarti è il codice fiscale del paziente. Un carattere sbagliato basta a far rifiutare il documento, ed è per questo che conviene raccoglierlo dalla tessera sanitaria alla prima visita, invece di trascriverlo a voce, e verificarlo prima di emettere la prima ricevuta. Lo stesso vale per la descrizione della prestazione e per l’indicazione della figura professionale sul documento, che il Sistema TS non controlla ma che l’Agenzia delle Entrate richiede perché il paziente possa detrarre la spesa.

L’opposizione del paziente

Il paziente può opporsi a che la spesa sia utilizzata nella sua dichiarazione precompilata. Quando lo chiede al momento del pagamento, il professionista annota l’opposizione sul documento fiscale e trasmette comunque la spesa al Sistema TS, ma senza il codice fiscale del paziente, così che non gli venga attribuita. L’annotazione sul documento è prevista dal decreto del Ministero dell’economia e delle finanze del 31 luglio 2015, che disciplina l’opposizione, e non è una scelta lasciata al professionista. Il paziente può anche opporsi più tardi, direttamente dall’area riservata del sito del Sistema Tessera Sanitaria, nella finestra fissata ogni anno dal calendario: per le spese del 2026 va dal 9 febbraio all’8 marzo 2027. In questo caso il professionista non deve fare nulla, perché la trasmissione è già avvenuta con il codice fiscale e l’opposizione agisce a valle, sull’utilizzo del dato da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Correzioni, cancellazioni e scarti

Ogni trasmissione restituisce un esito, che può essere l’accoglimento del documento, l’accoglimento con segnalazioni oppure lo scarto, con un codice d’errore che ne spiega il motivo. Un documento scartato non risulta trasmesso, quindi va corretto e inviato di nuovo prima della scadenza. Un documento già accolto si modifica invece con un’operazione di variazione, e si cancella quando la ricevuta viene annullata, così che l’Agenzia delle Entrate non attribuisca al paziente una spesa che il professionista considera annullata. Per le spese del 2026 le variazioni sono ammesse fino all’8 febbraio 2027.

Le sanzioni e le due finestre per evitarle

Per l’omessa, tardiva o errata trasmissione l’articolo 3, comma 5-bis, del decreto legislativo 21 novembre 2014, n. 175, prevede una sanzione di 100 euro per ogni comunicazione, in deroga alle regole ordinarie sul cumulo, con un massimo di 50.000 euro; l’Agenzia delle Entrate ha chiarito con la risoluzione 22/E del 23 maggio 2022 che la comunicazione da considerare è il singolo documento di spesa. Su cento ricevute non trasmesse la sanzione arriva quindi a 10.000 euro. La stessa norma prevede due attenuazioni. Nel caso di dati trasmessi con errori, la sanzione non si applica se i dati corretti vengono trasmessi entro cinque giorni dalla scadenza, oppure entro cinque giorni da una segnalazione dell’Agenzia delle Entrate. Se la comunicazione corretta arriva entro sessanta giorni dalla scadenza, la sanzione si riduce a un terzo, con un massimo di 20.000 euro. Sono finestre brevi, che servono a chi ha un sistema per accorgersi degli scarti in tempo, e non a chi scopre l’arretrato a febbraio.

Un metodo per non arrivare a gennaio con l’arretrato

Il metodo più semplice è trasmettere ogni ricevuta nel momento in cui viene emessa, oppure a scadenza fissa, per esempio a fine mese, controllando subito gli esiti e correggendo gli scarti. A fine anno resta così un controllo di quadratura, che consiste nel confrontare il registro delle ricevute emesse, comprese quelle annullate, con l’elenco dei documenti accolti dal Sistema TS. Le ricevute vanno poi conservate come ogni altro documento fiscale, perché la trasmissione non sostituisce l’originale.

Come funziona in NutriFacile

In NutriFacile la trasmissione parte dalle ricevute già emesse, dalla colonna dedicata al Sistema TS nella sezione Fatturazione: una ricevuta alla volta oppure l’intera annata in un solo passaggio. Le credenziali del Sistema TS restano del professionista e sono conservate cifrate, e l’esito restituito dal Sistema TS, compreso il motivo di un eventuale scarto, resta visibile sulla riga della ricevuta, da cui si corregge e si rimanda. L’opposizione del paziente si indica al momento dell’emissione: la ricevuta riporta l’annotazione e la trasmissione avviene senza codice fiscale. Il metodo di pagamento scelto sulla ricevuta determina l’indicazione del pagamento tracciato, e una ricevuta già trasmessa che viene annullata viene prima cancellata dal Sistema TS. Il dettaglio è nella pagina sulle ricevute sanitarie e il Sistema TS.